Prenotazione online per il poliambulatorio: aprirla senza perdere il controllo
Quali servizi aprire, con quali limiti, come evitare i doppioni e i posti bloccati: la prenotazione online che toglie telefonate invece di aggiungere problemi.
I pazienti prenotano online il ristorante, il parrucchiere, il treno. Si aspettano di poterlo fare anche con il centro medico, la sera, quando la segreteria è chiusa. Per un poliambulatorio, però, aprire l'agenda online fa paura: visite prenotate nel posto sbagliato, prestazioni che richiedono una valutazione, posti bloccati e mai usati. Si evita tutto con poche regole decise prima.
Non tutto deve andare online
Si parte dai servizi semplici e ripetibili: prime visite specialistiche, controlli, sedute di fisioterapia, visite nutrizionali. Restano al telefono, almeno all'inizio, le prestazioni che hanno bisogno di una valutazione o di una preparazione particolare. Per ognuno dei servizi online conviene scrivere durata, prezzo indicativo se lo si vuole mostrare, cosa portare e come prepararsi.
Le regole che proteggono l'agenda
- Preavviso minimo: niente prenotazioni per tra un'ora, se il professionista deve prepararsi. Spesso basta qualche ora, per alcuni esami un giorno.
- Orizzonte: quanto avanti si può prenotare. Un mese o due per i controlli; più lontano è l'appuntamento, più facile che salti.
- Limiti per giorno e distanza minima tra due prenotazioni della stessa persona.
- Prenotazioni in giornata: si possono chiudere a un'ora fissa, per non sorprendere il professionista.
Le risorse condivise
In un poliambulatorio la disponibilità non è quella del medico: è quella del medico e della stanza e dell'attrezzatura. Se la prenotazione online legge solo il calendario del medico, prima o poi due visite si contenderanno lo stesso ecografo. Il sistema deve proporre solo gli orari in cui tutte le risorse sono libere, compresi i turni e le chiusure.
Chi prenota, e per chi
Spesso chi prenota non è il paziente: un genitore per il figlio, un figlio per il genitore. Il modulo deve chiedere per chi è la visita e creare, o ritrovare, la scheda giusta, collegata a chi ha prenotato. Il riconoscimento avviene per email o cellulare, così che chi torna non diventi un doppione.
Dopo il clic
- Una conferma immediata, con data, ora, indirizzo e istruzioni.
- Il link per disdire o spostare, così la disdetta arriva invece del silenzio.
- I moduli da compilare prima della visita, se servono.
- Un promemoria il giorno prima, con la richiesta di conferma (vedi come ridurre le visite saltate).
Quando non c'è posto
Il momento in cui si perde un paziente è quando non trova un orario. Offrirgli di mettersi in lista d'attesa, con i giorni e le fasce che gli vanno bene, trasforma un abbandono in una prenotazione futura: appena si libera un posto, gli arriva l'offerta.
Farsi trovare
La pagina di prenotazione va collegata dove i pazienti cercano: il sito del centro, il profilo Google dell'attività, i social. Se il centro è anche su piattaforme come MioDottore, conviene che le agende siano sincronizzate, per non vendere due volte lo stesso orario.
Come lo fa DottorCloud
La prenotazione online di DottorCloud usa lo stesso motore dell'agenda: propone solo gli orari in cui medico, stanza e attrezzatura sono liberi, con preavviso, orizzonte e limiti decisi servizio per servizio. Riconosce chi prenota e per chi, manda conferme e promemoria e, quando non c'è posto, mette il paziente in lista d'attesa. Vedi l'agenda medica online e la pagina per i poliambulatori.
