Promemoria e conferme

Promemoria su WhatsApp: il paziente risponde Sì, e l'agenda lo sa.

I promemoria partono da soli prima di ogni visita, sul canale che il paziente legge. Chi conferma è confermato, chi non può libera il posto in tempo, e la segreteria non deve fare una telefonata.

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WhatsApp nel gestionale

Tutta la conversazione, sulla scheda del paziente.

WhatsApp, SMS ed email arrivano sulla scheda della persona, in una conversazione sola. La segreteria risponde da lì, con le note interne dello staff nella stessa conversazione.

Promemoria automaticiPrima della visita, senza che nessuno se ne ricordi.
ConfermeIl paziente risponde "Sì" e l'appuntamento è confermato.
Note interneVisibili solo allo staff.
SMS ed emailPer chi non usa WhatsApp, e per i documenti.

La conversazione WhatsApp con Giulia Ferri: chiede di spostare la visita, riceve il promemoria automatico, risponde Sì e l'appuntamento è confermato; sotto, una nota interna per lo staff

Automazioni

Non solo il giorno prima.

Un evento, un'attesa, un messaggio: i flussi si disegnano una volta e girano da soli. I messaggi di marketing partono solo verso chi ha dato il consenso.

Prima della visita

Il promemoria e la richiesta di conferma, con le istruzioni per prepararsi e i moduli da firmare.

Dopo la visita

"Com'è andata?" qualche giorno dopo, con la richiesta di una recensione.

Richiami

Il controllo a sei mesi, con il link per prenotare; se il paziente non prenota, un'attività alla segreteria.

Lista d'attesa

Un posto liberato viene offerto a chi aspetta, e il primo che conferma prenota.

Sono venuti?

A fine giornata la segreteria chiude le visite rimaste senza esito: i numeri dei no-show restano veri.

Nell'agenda

Conferme e disdette arrivano nell'agenda, senza ricopiarle a mano.

Domande

Le domande sui promemoria.

Servono i messaggi su WhatsApp o bastano gli SMS?

Si possono usare entrambi. WhatsApp è il canale che i pazienti leggono di più e permette di rispondere; l'SMS resta per chi non lo usa.

Cosa succede se il paziente risponde che non può venire?

La risposta arriva sulla sua scheda e la segreteria può spostare o disdire; un posto liberato viene offerto a chi è in lista d'attesa.

Nel messaggio ci sono dati clinici?

No: data, ora, indirizzo e il nome della prestazione bastano. I referti si consegnano nell'area pazienti, con un accesso protetto.

Quanto prima parte il promemoria?

Lo decide il centro, anche servizio per servizio: il giorno prima per una visita, qualche giorno prima per un esame con una preparazione.

Approfondisci: visite saltate, come ridurle e il no-show nel glossario.

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