Cambiare gestionale senza fermare il centro: la migrazione in sei passi
Il vecchio programma non si spegne in un giorno. Esportare, pulire, importare, provare, formare e passare: un percorso che tiene aperta l'agenda per tutto il tempo.
Il motivo per cui tanti centri tengono un gestionale che non sopportano più è la paura del trasloco: perdere i pazienti, l'agenda dei prossimi mesi, lo storico. È una paura ragionevole, ma il trasloco si può fare senza chiudere un giorno. Questi sono i sei passi che seguiamo.
1. Fare l'inventario
Prima di esportare, si decide cosa serve davvero nel nuovo gestionale:
- anagrafiche dei pazienti: sempre, è la base di tutto;
- appuntamenti futuri: sempre, sono il lavoro dei prossimi mesi;
- storico delle visite e documenti: quanto e come, si decide con il direttore sanitario;
- fatture passate: di solito restano nel vecchio archivio, che si conserva in sola lettura per i dieci anni previsti;
- consensi: quelli già raccolti, con la loro data e il loro testo.
2. Esportare dal vecchio programma
Quasi tutti i gestionali permettono di esportare le anagrafiche in un foglio di calcolo (CSV o Excel). Per gli altri dati può servire una richiesta al vecchio fornitore: i dati sono del centro, e il fornitore, come responsabile del trattamento, deve restituirli. Conviene chiederli subito, perché i tempi di risposta sono il collo di bottiglia più comune.
3. Pulire prima di importare
Il trasloco è l'occasione per fare ordine. Le cose da controllare:
- i doppioni: la stessa persona registrata due volte, con il nome scritto in due modi;
- i familiari: un bambino registrato sulla scheda del genitore va separato e collegato;
- i recapiti: telefoni senza prefisso, email con errori di battitura;
- i codici fiscali: un codice sbagliato diventa uno scarto al Sistema TS;
- i consensi al marketing: chi non ha mai detto sì non deve ricevere campagne.
4. Importare e provare
Si importano prima le anagrafiche, una scheda per persona, poi gli appuntamenti futuri. Prima di passare, la segreteria prova sul nuovo gestionale le operazioni di ogni giorno con i dati veri: cercare un paziente, prenotare, spostare, fatturare. Se qualcosa non torna, si corregge adesso, non con la sala d'attesa piena.
5. Formare chi lo userà
Ognuno impara la sua parte: la segreteria l'agenda e gli arrivi, i medici la cartella e il telefono, l'amministrazione le fatture. Una formazione breve e per ruolo funziona meglio di una lunga per tutti. Utile tenere per le prime settimane una persona di riferimento nel centro, a cui chiedere.
6. Il giorno del passaggio
Si sceglie un giorno tranquillo, spesso un lunedì o la ripresa dopo un ponte. La sera prima si fa l'ultima esportazione degli appuntamenti, così il nuovo gestionale parte con l'agenda aggiornata. Da quel momento si lavora solo sul nuovo, mentre il vecchio resta consultabile in sola lettura.
Non serve usare tutto dal primo giorno. Agenda e fatture subito, la cartella clinica dopo qualche settimana, l'app per i pazienti quando la segreteria è a suo agio: un passo alla volta il cambiamento si regge meglio.
Come lo fa DottorCloud
Con DottorCloud i pazienti si importano dal vecchio gestionale, una scheda per persona, e il centro accende i moduli quando gli servono: agenda e fatture oggi, la cartella domani, l'app quando serve. Di come portare i vostri dati ne parliamo nella demo. Se state ancora scegliendo, leggete le 12 domande da fare prima di firmare.
